Zatímco původní záměr pracovních porad spočíval nejen v naplánování pracovních úkolů, ale také udržování týmového ducha, jsou dnes pro spoustu lidí spíše zdrojem stresu a pocitů vyčerpání. Může za to jejich velký počet i jejich náplň.
Odborníci upozorňují, že problémem není jen velké množství meetingů, které řada lidí musí během jednoho pracovního týdne absolvovat. Porady jsou často špatně vedené nebo nevhodně pojaté po technické stránce.
Studie Harvard Business Review přicházejí s pojmem „meeting hangover“, tedy meetingové kocoviny. Zdůrazňují, že špatná schůzka nekončí opuštěním zasedačky nebo skončením online callu. Její následky se táhnou a projevují se na produktivitě a morálce celého pracovního týmu.
Zaměstnanec se cítí mentálně vyčerpaný a trvá mu klidně i několik hodin či dní, než ze sebe setřese pocit frustrace a začne se opět zcela koncentrovat na práci. Problém je o to palčivější, jestliže meetingy narušují koncentrované bloky zaměstnance, jemuž pak dlouho trvá, než opět získá momentum.
Nejde přitom o žádný marginální problém, tento pocit údajně zažilo až 90 procent pracovníků. „Firmy často řeší, kolik schůzek mají zaměstnanci v kalendáři, ale už se nezajímají, co s nimi meetingy dělají po mentální stránce. Přitom právě to rozhoduje o dlouhodobé výkonnosti i fluktuaci zaměstnanců,“ říká Michal Španěl, datový analytik a manažer JenPráce.cz.
Jen technika nestačí
Velký vliv na míru zapojení má technologické řešení schůzek. Firmy často využívají takzvaných hybridních schůzek, kdy je část účastníků přítomna v zasedačce a část se jich k meetingu připojuje online.
Data potvrzují, že tento typ porad znevýhodňuje vzdálené účastníky a podporuje jejich pasivitu. „Hybridní meeting není jen o tom, kdo je kde připojený. Je to nový ekosystém, kde technologie rozhoduje o tom, kdo dostane slovo a kdo zůstane neviditelný,“ upozorňuje Michal Černý ze společnosti Audiopro.
Ani nejlepší kamery a mikrofony nezajistí, aby se všichni účastníci cítili zapojeni stejnou měrou. Proto i do prostředí pracovních schůzek, respektive jejich technického zajištění, pomalu vstupuje umělá inteligence. Systémy mají aktivně hlídat rovnost zapojení a zajistit prostor i těm, kdo jsou běžně upozaděni – ať již kvůli hybridnímu režimu, firemní hierarchii nebo třeba názorovým odlišnostem.
Odborníci se shodují, že ani omezení počtu porad a jejich pokročilé technické řešení nejsou samospasitelné. Klíčová je samotná náplň porad, stále více společností proto zařazuje do svých rozvojových programů specializovaná školení zaměřená na smysluplná plánování, práci s pozorností účastníků až po jejich zapojení během schůzky.
„Když se lidé naučí, jak má dobře vedený meeting vypadat a kdy ho raději vůbec nedělat, dokáže to výrazně snížit mentální zátěž týmu. Vzdělávání v této oblasti je často levnější a rychlejší než organizační změny, ale jeho dopad na výkon i spokojenost zaměstnanců je velmi výrazný,“ říká Jan Dvořák, výkonný ředitel Počítačové školy Gopas.
